Kann recruitrm Mails in meinem Postfach löschen?

Nicht endgültig. Im Postfach in recruitrm verschiebt „Löschen“ eine Mail in „Gelöschte Elemente“, wie in Outlook. Mail-Verlauf und Abgleich lesen nur, und ein eigenes Mailkonto öffnet recruitrm nur lesend.

Warum braucht das Postfach Mail.ReadWrite und nicht nur Mail.Read?

Weil Sie Mails in recruitrm als gelesen markieren, kennzeichnen, archivieren und verschieben können. Microsoft bietet dafür kein feineres Recht an. Für Mail-Verlauf und Abgleich reicht Mail.Read.

Liest recruitrm alle meine Mails mit?

Der Abgleich wertet nur Mails mit Adressen bekannter Kandidaten und Manager aus und speichert davon Betreff, eine kurze Vorschau und einen Link. Der Verlauf an einer Person und das Postfach werden live geladen und nicht gespeichert.

Was darf recruitrm in meinem Kalender?

Interview-Termine mit Teams-Link anlegen und nur diese Termine verschieben oder absagen. Gelesen werden Ihre eigenen Termine für Überschneidungen und, bei Kollegen, nur frei oder gebucht, es sei denn, die Kollegen geben mehr frei.

Wie entziehe ich recruitrm den Zugriff?

In recruitrm unter Einstellungen mit „Trennen“, der Zugriff ist dann sofort gelöscht. Zusätzlich können Sie die Freigabe in Ihrem Microsoft-Konto oder beim Meeting-Dienst entfernen.

Können andere Kunden meine Daten sehen?

Nein. Jeder Workspace ist in der Datenbank selbst getrennt. Die App kann ohne den richtigen Workspace gar keine fachlichen Daten lesen oder schreiben.

Wie sind Passwörter und Zugänge gespeichert?

Anmeldepasswörter nur als Hash. Zugänge zu Postfach, Kalender, Mailkonto und Meeting-Diensten mit AES-256-GCM verschlüsselt, API-Schlüssel nur als Prüfsumme. Die Schlüssel liegen nicht in der Datenbank.

Kann ich die Zwei-Faktor-Anmeldung nutzen?

Ja, mit einer Authenticator-App und Backup-Codes. Wer sich mit Microsoft anmeldet, nutzt den zweiten Faktor seines Microsoft-Kontos. Inhaber und Admins können außerdem festlegen, dass nur noch die Anmeldung mit Microsoft oder Google erlaubt ist.

Wo liegen Sicherungen, und wie lange?

Verschlüsselt in Helsinki, Finnland, für 30 Tage. Danach sind auch gelöschte Daten aus den Sicherungen verschwunden.

Gibt es Zertifikate wie ISO 27001?

Eine Zertifizierung hat recruitrm derzeit nicht. Auf dieser Seite steht deshalb genau, was recruitrm technisch tut, damit Sie es selbst prüfen können. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung erhalten Sie vor Vertragsbeginn.

Sicherheit

Sicherheit, die Sie nachlesen können

Kandidatendaten sind Vertrauenssache. Hier steht genau, wo Ihre Daten liegen, wer sie sehen darf und was recruitrm in Ihrem Postfach und Kalender liest, ändert und speichert.

Hosting in der EUDeutschland und Finnland

Getrennte WorkspacesErzwungen in der Datenbank

Postfach und KalenderWelche Rechte wofür

AnmeldungEinladung, zweiter Faktor, Regeln

RollenBis „Nur lesen“

VerschlüsselungZugänge, Schlüssel, Schnittstellen

KISchalter, Filter, Protokoll

SicherungenTäglich, verschlüsselt

Hosting in der EU

Gehostet in Deutschland, gesichert in Finnland

App, Datenbank, Dokumente und der Datenschutzfilter laufen auf einem Server bei Hetzner in Deutschland. Alle beteiligten Dienstleister zeigt die App jedem Workspace auf der Seite Datenschutz, mit Zweck, Ort und Vertrag.

App und Datenbank bei Hetzner in Deutschland
Dokumente liegen in der Datenbank und sind damit genauso getrennt und gesichert
Alle Verbindungen verschlüsselt über HTTPS
Dienstleister mit Zweck und Ort in der App offengelegt

Getrennte Workspaces

Die Datenbank selbst trennt die Workspaces

Jede fachliche Tabelle trägt die Kennung des Workspaces. Eine Regel in der Datenbank (Row Level Security) gibt nur Zeilen des eigenen Workspaces heraus, auch dann, wenn eine Abfrage im Programm einmal fehlerhaft wäre. Die App meldet sich mit einem Datenbankkonto an, das diese Regel nicht umgehen kann.

Trennung in der Datenbank, nicht nur im Programm
Gilt für Lesen und Schreiben
Ohne gesetzten Workspace sieht die App keine Daten
Bei jedem Test der Sicherung mitgeprüft

Postfach und Kalender

Was recruitrm in Ihrem Postfach darf

Jede Funktion fragt nur das Recht an, das sie braucht. Welche Rechte es genau sind, zeigt Microsoft beim Verbinden noch einmal an.

Funktion	Recht	Liest	Ändert	Speichert in recruitrm
Anmelden mit Microsoft Nur lesen	openid, profile, email, User.Read	Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse	Nichts	Name und E-Mail-Adresse im Benutzerkonto
Mails senden Schreibt	Mail.Send	Nichts	Verschickt nur Mails, die Sie in recruitrm selbst abschicken, aus Ihrem Postfach	Ihre Entwürfe bis zum Versand
Mail-Verlauf an der Person Nur lesen	Mail.Read	Mails mit der Adresse des Kandidaten oder Managers, den Sie gerade öffnen	Nichts	Nichts, die Anzeige wird jedes Mal live geladen
Mail-Abgleich Nur lesen	Mail.Read	Posteingang und Gesendet, aber nur Mails mit bekannten Kandidaten und Managern	Nichts	Betreff, eine Vorschau von höchstens 300 Zeichen und einen Link zur Mail, keinen vollständigen Text
Postfach in recruitrm Schreibt	Mail.ReadWrite	Ihre Ordner und Mails, während Sie das Postfach in recruitrm geöffnet haben	Gelesen und ungelesen, Kennzeichnen, Verschieben, Archivieren und Löschen in „Gelöschte Elemente“. Endgültig gelöscht wird nie.	Nichts, alles wird live angezeigt
Interviews mit Teams-Link Schreibt	Calendars.ReadWrite	Ihre eigenen Termine für Überschneidungen und den Kalender in recruitrm, frei oder gebucht bei Kollegen, Zu- und Absagen der Teilnehmer	Legt Interview-Termine an. Verschoben und abgesagt werden nur Termine, die recruitrm selbst angelegt hat.	Das Interview mit Zeit, Teilnehmern und Teams-Link
Eigenes Mailkonto (IMAP und SMTP) Nur lesen	Benutzername und Passwort	Ordner werden nur lesend geöffnet, ausgewertet werden Mails mit bekannten Kandidaten und Managern	Legt nur eine Kopie Ihrer gesendeten Mails im Ordner Gesendet ab. Keine Markierungen, nichts wird verschoben oder gelöscht.	Betreff und Vorschau wie beim Abgleich, das Passwort nur verschlüsselt
Zoom, Webex oder GoTo Meeting Schreibt	Meetings anlegen, ändern und lesen	Ihre anstehenden Meetings, um Überschneidungen zu zeigen	Legt Meetings für Interviews an und verschiebt oder löscht diese. Bei Zoom ist die automatische Aufzeichnung aus.	Das Interview mit dem Meeting-Link, den Zugang nur verschlüsselt

Anmelden mit Microsoft

Nur lesen

openid, profile, email, User.Read

Liest: Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse
Ändert: Nichts
Speichert in recruitrm: Name und E-Mail-Adresse im Benutzerkonto

Mails senden

Schreibt

Mail.Send

Liest: Nichts
Ändert: Verschickt nur Mails, die Sie in recruitrm selbst abschicken, aus Ihrem Postfach
Speichert in recruitrm: Ihre Entwürfe bis zum Versand

Mail-Verlauf an der Person

Nur lesen

Mail.Read

Liest: Mails mit der Adresse des Kandidaten oder Managers, den Sie gerade öffnen
Ändert: Nichts
Speichert in recruitrm: Nichts, die Anzeige wird jedes Mal live geladen

Mail-Abgleich

Nur lesen

Mail.Read

Liest: Posteingang und Gesendet, aber nur Mails mit bekannten Kandidaten und Managern
Ändert: Nichts
Speichert in recruitrm: Betreff, eine Vorschau von höchstens 300 Zeichen und einen Link zur Mail, keinen vollständigen Text

Postfach in recruitrm

Schreibt

Mail.ReadWrite

Liest: Ihre Ordner und Mails, während Sie das Postfach in recruitrm geöffnet haben
Ändert: Gelesen und ungelesen, Kennzeichnen, Verschieben, Archivieren und Löschen in „Gelöschte Elemente“. Endgültig gelöscht wird nie.
Speichert in recruitrm: Nichts, alles wird live angezeigt

Interviews mit Teams-Link

Schreibt

Calendars.ReadWrite

Liest: Ihre eigenen Termine für Überschneidungen und den Kalender in recruitrm, frei oder gebucht bei Kollegen, Zu- und Absagen der Teilnehmer
Ändert: Legt Interview-Termine an. Verschoben und abgesagt werden nur Termine, die recruitrm selbst angelegt hat.
Speichert in recruitrm: Das Interview mit Zeit, Teilnehmern und Teams-Link

Eigenes Mailkonto (IMAP und SMTP)

Nur lesen

Benutzername und Passwort

Liest: Ordner werden nur lesend geöffnet, ausgewertet werden Mails mit bekannten Kandidaten und Managern
Ändert: Legt nur eine Kopie Ihrer gesendeten Mails im Ordner Gesendet ab. Keine Markierungen, nichts wird verschoben oder gelöscht.
Speichert in recruitrm: Betreff und Vorschau wie beim Abgleich, das Passwort nur verschlüsselt

Zoom, Webex oder GoTo Meeting

Schreibt

Meetings anlegen, ändern und lesen

Liest: Ihre anstehenden Meetings, um Überschneidungen zu zeigen
Ändert: Legt Meetings für Interviews an und verschiebt oder löscht diese. Bei Zoom ist die automatische Aufzeichnung aus.
Speichert in recruitrm: Das Interview mit dem Meeting-Link, den Zugang nur verschlüsselt

Warum nicht überall nur lesen?

Microsoft kennt kein „nur kennzeichnen“

Wer eine Mail als gelesen markiert, kennzeichnet oder in einen Ordner verschiebt, braucht bei Microsoft das Recht Mail.ReadWrite. Ein feineres Recht gibt es nicht. recruitrm nutzt davon nur die Aktionen in der Tabelle und löscht nie endgültig.

Termine anlegen heißt Kalender schreiben

Für ein Interview mit Teams-Link muss recruitrm einen Termin in Ihrem Kalender anlegen. Microsoft vergibt dafür nur Calendars.ReadWrite für den ganzen Kalender. recruitrm ändert oder löscht ausschließlich Termine, die es selbst angelegt hat.

Lesen reicht, wo Lesen reicht

Mail-Verlauf und Abgleich kommen mit Mail.Read aus, ein eigenes Mailkonto öffnet recruitrm nur lesend. Senden geht über ein eigenes Recht, das nichts lesen darf.

Jederzeit trennen

Mit „Trennen“ in recruitrm ist der Zugriff sofort gelöscht. Unabhängig davon können Sie die Freigabe jederzeit in Ihrem Microsoft-Konto oder bei Zoom, Webex und GoTo entziehen.

Anmeldung

Nur wer eingeladen ist, kommt hinein

Konten entstehen nur über eine Einladung. Für jeden Workspace legen Inhaber und Admins fest, wie man sich anmelden darf.

Zwei-Faktor-Anmeldung mit Authenticator-App und Backup-Codes
Anmeldung mit Microsoft oder Google, auf Wunsch nur noch so
Erlaubte Microsoft-Organisationen und Mail-Domains festlegen
Passwörter ab 10 Zeichen, nach dem Zurücksetzen enden alle Sitzungen
Wer den zweiten Faktor nutzt, bekommt keinen Anmeldelink per Mail, der ihn umgehen würde
Inhaber setzen den zweiten Faktor eines Mitglieds zurück, das wird protokolliert

Rollen

Jeder sieht und darf, was zu seiner Rolle passt

Vier Rollen regeln, wer was ändern darf. Schnittstellen und KI-Assistenten bekommen nie mehr Rechte als die Person, die sie eingerichtet hat.

Inhaber: Darf alles. Nur der Inhaber exportiert oder löscht den ganzen Workspace und schaltet die KI ein oder aus.
Admin: Verwaltet Team, Einstellungen, Webhooks und Anmelderegeln. Niemand kann die eigene Rolle oder die des Inhabers ändern.
Recruiter: Arbeitet mit allen Daten, aber ohne Einstellungen und Team. Darf eigene API-Schlüssel anlegen, die nur seine Rechte haben.
Nur lesen: Sieht alles und ändert nichts. KI-Knöpfe sind ausgeblendet. Im eigenen Postfach darf auch diese Rolle lesen, archivieren und löschen, aber nicht senden.

Verschlüsselung

Zugänge verschlüsselt, Schlüssel getrennt

Zugangsdaten zu Postfach, Kalender, eigenem Mailkonto und Meeting-Diensten speichert recruitrm nur mit AES-256-GCM verschlüsselt. Der Schlüssel liegt nicht in der Datenbank, sondern nur auf dem Server.

API-Schlüssel nur als Prüfsumme gespeichert, jederzeit widerrufbar
Webhooks mit HMAC-SHA256 signiert, nur an HTTPS-Adressen
KI-Assistenten über MCP mit Ihrer Zustimmung, getrennt nach Lesen und Schreiben, ohne Löschen
Schnittstellen haben nie mehr Rechte als die Rolle der Person
Mails aus dem Postfach werden bereinigt angezeigt, Skripte laufen nicht, externe Bilder erst auf Klick

KI mit Schalter, Filter und Protokoll

Die KI arbeitet mit Sprachmodellen von OpenAI. Der Inhaber schaltet sie für den ganzen Workspace aus, dann geht nichts mehr an den KI-Anbieter. Für Einschätzungen, anonyme Lebensläufe, „Warum passt das?“ und den Hilfe-Bot schwärzt ein Datenschutzfilter auf unserem eigenen Server vorher Namen, Kontaktdaten, Wohnort und Bankdaten.

Beim Auslesen eines Lebenslaufs geht dessen Text ungeschwärzt an die KI, weil Name und Kontakt ausgelesen werden sollen
Jeder Vorschlag landet in einer Prüfmaske, gespeichert wird erst nach Ihrer Bestätigung
Matching und Suche arbeiten ohne KI
KI-Protokoll mit Zeit, Person, Funktion, Modell und Zahl der Schwärzungen

Mehr zum Einsatz der KI auf der Seite KI-Funktionen.

Sicherungen

Jede Nacht gesichert, verschlüsselt, getrennt aufbewahrt

Der ganze Server wird jede Nacht gesichert. Die Sicherung wird schon auf dem Server verschlüsselt und erst dann in einen getrennten Speicher in Helsinki übertragen.

Verschlüsselt vor dem Übertragen (AES-256)
30 Tage aufbewahrt, danach verschwinden auch gelöschte Daten
Zusätzliche Schnappschüsse des Sicherungsspeichers lassen sich vom Server aus nicht löschen
Die Wiederherstellung ist getestet, samt Trennung der Workspaces

Protokoll

Nachvollziehbar, was wichtig ist

Das Protokoll hält Exporte, Löschungen, Einwilligungen, Team- und Rollenwechsel, Änderungen an Anmelderegeln, Passwort- und Zwei-Faktor-Rücksetzungen und KI-Aufrufe mit Personendaten fest. Einträge lassen sich nicht ändern und enthalten keine Namen von Kandidaten.

Datenschutz als Ablauf

Einwilligung per Klick, Löschfristen, DSGVO-Auskunft als ZIP und Export des ganzen Workspaces.

Datenschutz und DSGVO

Fragen

Häufige Fragen zur Sicherheit

Sehen Sie recruitrm mit Ihren eigenen Abläufen

Demo anfragen

1Sie schreiben uns kurz, wie Sie heute arbeiten.
2Wir zeigen Ihnen recruitrm in einer kurzen Demo.
3Auf Wunsch richten wir einen Test-Workspace für Sie ein.